Projektmanagement in KMU
- Warum Projektmanagement auch in KMU wichtig ist.
- Wieviel ist zu tun, worauf kann ich verzichten?
- Erfahren Sie, warum Projektmanagement Ihr Unternehmen erfolgreicher macht.
Projektmanagement?
In meinem Unternehmen? Das brauche ich doch gar nicht. Dafür habe ich keine Zeit, kein Geld und wir haben alles gut im Griff.
Projektmanagement lohnt sich auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Der große Vorteil ist hier, dass das Vorgehen und der Umfang anders sind als in großen Unternehmen.
Wenn Sie wissen wollen, wie Sie effizienter und erfolgreicher arbeiten, wenn Sie die Vorteile des Projektmanagements nutzen, lassen Sie uns miteinander reden.
Das erste Gespräch ist auf jeden Fall kostenlos.
Was brauche ich genau, wo soll ich anfangen?
Wenn Unternehmer in KMU Projektmanagement hören, winken viele ab und sagen, dass es überflüssig ist. Einige reden darüber, einige haben (irgendwie) angefangen. Andere sagen, dass sie es nicht brauchen und jeder versteht etwas anderes darunter. Sie wissen nicht, was sie wann tun müssen, ob sie überhaupt etwas machen müssen.
Sie haben vom Einsatz, bzw. den Vorteilen des Projektmanagements gehört, aber wissen noch nicht genau, wie das in Ihrem Unternehmen vorteilhaft eingesetzt werden kann?
Sie haben Tagesgeschäft, Sie und Ihre Mitarbeiter kümmern sich um Kunden und Umsatz, wer soll da noch das Thema Projektmanagement kümmern, und vor allem, warum?
Sie wissen nicht, ob der Einsatz für Sie und Ihre Mitarbeiter sinnvoll ist?
Sie fragen sich, ob Ihre Kunden von der Nutzung profitieren?
Sie wollen effizienter arbeiten und einen genauen Blick auf Termine und Abhängigkeiten, um Überraschungen vorzubeugen?
Viele Unternehmer stellen sich diese und ähnliche Fragen. Wie kann die Nutzung von Projektmanagement Ihnen dabei helfen, dass Ihr Geschäft besser läuft und Sie und Ihre Kunden zufriedener sind?
Wieso soll ich mich zu dem Thema beraten lassen?
Wie wäre es, wenn Sie genau wissen, was Sie in Ihren Projekten, wann in welcher Reihenfolge machen müssten, welche Mitarbeiter und welches Material jeweils wann und in welcher Menge benötigt wird?
Sie fragen sich, wie Sie ein Projekt erfolgreich durchführen? Sie müssen Mitarbeiter Vollzeit oder Teilzeit am Projekt einsetzen, diese sind aber nur in bestimmten Zeiträumen oder auch in anderen Projekten oder im laufend Tagesgeschäft eingesetzt? Hier ist eine Planung sinnvoll, die aber auch ohne großen Aufwand und fehlerfrei angepasst werden kann.
Sie wollen keine Projektmanagement-Software anschaffen und sich damit auseinandersetzen? Je nach Projektgröße lässt sich hier auch problemlos Excel einsetzen und liefert Ihnen zuverlässige Informationen und unterstützt Sie in der Planung. Lassen Sie sich zeigen, wie das funktioniert.
Nach der Beratung wissen Sie auch,
warum Sie nicht auf ein Projektmanagement verzichten müssen und wie das zum Vorteil in Ihrer Firma eingesetzt werden kann.
Sie wissen, welcher Aufwand mit der Einführung verbunden ist und welche Vorteile Sie durch den Einsatz erhalten.
Sie erfahren, dass Sie oft schon mit vorhandener Software eine nachvollziehbare und sinnvolle Planung erstellen können, die Ihnen bei der Umsetzung hilft.
Das Ziel ist, dass Ihre Fragen beantwortet sind und Sie sicher wissen, wie Sie und Ihr Unternehmen von der Nutzung eines Projektmanagements profitieren können. Sie wissen, wie Sie Ihre Mitarbeiter bei diesem Thema richtig einsetzen und welche Vorteile Ihre Kunden (und damit Sie) davon haben. Die wichtigsten Punkte sind hier Termintreue und Sicherheit bei den Kosten.
Für Ihr Unternehmen die passende Lösung
Sie erhalten eine unabhängige, individuelle Beratung, die die individuellen Anforderungen bei Ihnen berücksichtigt. Ziel ist es nicht, die große Lösung einzuführen, die alles abdeckt, sondern nur dass, was Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden weiterhilft. KMU haben andere Anforderungen las große Unternehmen.
Für Sie als Unternehmer ist wichtig, dass niemand bei der Einführung überfordert wird. Gleichzeitig sollen Erfolge sichtbar sein, die zeigen, dass sich der Einsatz lohnt. Deshalb ist eine individuelle Vorgehensweise wichtig, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmen abgestimmt ist.
Bei einem kostenlosen ersten Beratungsgespräch werde ich Ihnen gerne die Möglichkeiten, die Sie und Ihr Unternehmen haben, vorstellen.
Ein Angebot, dass Sie auf Wunsch nach dem ersten Gespräch erhalten, berücksichtigt Ihre betrieblichen Einsatzmöglichkeiten und Ihr Budget, verfolgt dabei aber immer das Ziel, dass Sie kurzfristig bei der Umsetzung Ihrer Ziele und dem (neuen) Vorgehen vorankommen.
Lassen Sie uns miteinander reden
In einem ersten unverbindlichen und kostenlosen Gespräch erläutern Sie mir, wie es derzeit in Ihrem Unternehmen aussieht. Lassen Sie uns gemeinsam sehen, an welchen Stellen etwas verbessert werden kann.
Die Beratung ist das Richtige für Sie,
wenn Sie Unterstützung erhalten wollen, um zu erfahren, bei welchen Arbeiten Projektmanagement sinnvoll ist.
wenn Sie wissen wollen, wie Projektmanagement Ihnen, Ihren Kunden und Ihren Mitarbeitern hilft.
wenn Sie einen unabhängigen Blick von außen erhalten wollen, um zu sehen, wo Sie jetzt schon gut und sinnvoll planen und was noch kurzfristig getan werden kann.
wenn Sie sich mit den Fragen rund um das Thema Projektmanagement auseinandergesetzt haben, aber vielleicht noch nicht den für Ihr Unternehmen richtigen Weg gefunden haben.
wenn Sie wissen, dass es mit einem Projektmanagement besser geht, bisher aber noch keinen Ansatzpunkt für die Einführung gefunden haben.
Häufige Fragen und Antworten
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Was bedeutet Projektmanagement?
Hier geht es um das Steuern und Überwachen eines Projektes. Das umfasst alle Aufgaben, die zu erledigen sind, die zugewiesenen Termine und die Personen, die die Aufgaben bearbeiten sollen. Zusätzlich werden alle Personen, die ein (berechtigtes) Interesse am Projekt haben, regelmäßig informiert. Ziel ist, dass das Projektziel im vollen Umfang, innerhalb des Zeitplans mit dem festgelegten Budget erfolgreich abgeschlossen wird.
Warum soll ich Projektmanagement einsetzen?
Nicht alle Aufgaben, die im Unternehmen bearbeitet werden, gehören zum Tagesgeschäft. Aufgaben mit einmaligem Charakter, die zu festgelegten Kosten innerhalb eines definierten Zeitraums mit bestimmten Personen und Arbeitsmitteln fertiggestellt werden sollen, sind. i.d.R. Projekte.
Diese können Überschneidungen mit dem Tagesgeschäft haben, werden aber auf Grund Ihrer Einmaligkeit anders behandelt. Dieser andere Umgang wird mit dem Projektmanagement gesteuert, vor allem, um sicherzustellen, dass das Projektziel erreicht wird.
Wenn Projekte nicht klar vom Tagesgeschäft getrennt sind, ergeben sich fast immer Reibungspunkte, die zu Problemen führen und damit das Erreichen des Projektziels gefährden können.
Der Leiter eines Projektes hat für dessen Dauer Kompetenzen, die sich von denen im Tagesgeschäft unterscheiden.
Das Projektmanagement (PM) soll sicherstellen, dass die Arbeit im Projekt und das Tagesgeschäft sich nicht behindern. Basis hierfür ist ein Projektplan, der die Aufgaben, die Termine für deren Erledigung und die Personen und Arbeitsmittel, die hierfür benötigt werden, aufzeigt.
Ohne den Einsatz eines Projektmanagement wird das Risiko eingegangen, dass Aufgaben nicht termingerecht fertiggestellt werden können, das zugewiesene Personal anderweitig eingesetzt wird oder Arbeitsmittel nicht zur Verfügung stehen. Ein PM stellt sicher, dass das Projekt einen bestimmten Vorrang gegenüber dem Tagesgeschäft hat, dieses aber auch nicht behindert.
Was bringt Projektmanagement für die Arbeit in meinem Unternehmen?
Eine klare Trennung zwischen Tagesgeschäft und Projektgeschäft. Beide Bereiche haben ihre Anforderungen an Personal und entsprechender Ausstattung. Tagesgeschäft umfasst sich wiederholende Abläufe mit immer wieder gleichem Ergebnis.
Ein Projekt ist ein Sonderfall, da etwas erstellt wird, was derzeit nicht zum Tagesgeschäft gehört. Aus diesem Grund wird es anders gehandhabt. Hier arbeiten u.U. Personen zusammen, die es sonst im Tagesgeschäft nicht tun. Sie haben andere Arbeitsinhalte und Verantwortlichkeiten, die ihnen von der Projektleitung zugewiesen werden.
Das PM ist für die Steuerung verantwortlich und soll durch die klare Trennung Konflikte, die eventuell auftreten können, vermeiden. Durch die klare Projektdefinition soll die Zielerreichung unterstützt werden.
Wie schaffe ich das mit meinen Mitarbeitern?
Projektmanagement unterstützt Ihre Mitarbeiter durch die klare Zuweisung von Aufgaben und Terminen sowie Verantwortlichkeiten. Viele Mitarbeiter nehmen es positiv auf, wenn diese Punkte klar dokumentiert sind. Es vermeidet Nachfragen und Missverständnisse und hilft allen Beteiligten bei der Erfüllung der Aufgaben.
Die Mitarbeiter, die bisher noch keine Berührung mit Projektarbeit hatten, können mit Hilfe der Planung zielgerichtet arbeiten. I.d.R. gibt es hier weniger Fragen, als dies bei einem neuen Vorgehen im Tagesgeschäft der Fall ist.
Die Erfahrung zeigt, dass das Arbeiten im Projekt, wenn sich alle an die vereinbarten Regeln halten, für alle Beteiligten einfacher, da konfliktärmer ist.
Meinen Mitarbeitern fehlen die Kenntnisse, um Projekte durchzuführen.
Hier haben Sie die Wahl. Wird es zukünftig öfter Projekt geben, wird es sinnvoll sein, bestimmte Mitarbeiter im Projektmanagement auszubilden. Dies kann in Form von Seminaren erfolgen oder indem diese in Projekten mitarbeiten und sukzessive mehr Verantwortung bekommen.
Hier bietet sich der Einsatz eines Externen an, der in den ersten Projekten die Projektleitung und die Aufgaben des Projektmanagements übernimmt, an. Dabei muss sichergestellt sein, dass das Wissen des Externen, wie ein Projekt gesteuert und überwacht wird, im Rahmen der Projekte an die Mitarbeiter weitergegeben wird.
Der Vorteil ist hier, dass die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsbereich neues Wissen erwerben und direkt in der Praxis anwenden. Wenn Fragen aufkommen, können diese direkt beantwortet und die Lösungen kontrolliert und ggf. korrigiert werden.
Hierbei kann auch auf spezielle Anforderungen des Unternehmens eingegangen werden, wie das in einem Seminar in aller Regel nicht der Fall ist.
Ich will Projektmanagement nutzen, weiß aber nicht wo und wie anfangen.
Im Prinzip ist der Einsatz von Projektmanagement ganz einfach:
Egal, wie groß ein Projekt ist, zu Beginn steht immer die Festlegung
- des Projektziels
- des Start- und des Endtermins
- der benötigten Ressourcen (Personal und Arbeitsmittel.
Das kann ganz einfach auf Papier erfolgen oder in einer Tabellenkalkulation (wie z.B. Excel) oder durch den Einsatz einer Projektmanagement-Software. Was benutzt wird, hängt von der Größe des Projekts und den Kenntnissen der Projektleitung ab.
Die Projekte gliedern sich oft in vier Phasen:
Eine Startphase, in der grob dokumentiert wird, was gemacht werden soll, wer mitarbeitet, was an Personal und Kapital benötigt wird, und in welchem Zeitraum an dem Projekt gearbeitet wird. Diese ersten Festlegungen sind dann die Basis, ob das Projekt genehmigt wird oder nicht.
Wenn es genehmigt ist, wird ein detaillierter Plan mit den Aufgaben, den Terminen, dem Personal und den Arbeitsmitteln erstellt. Es empfiehlt sich, hier schon Risiken zu ermitteln, die im Rahmen des Projekts auftreten können und wie damit umgegangen werden soll. Weiterhin ist festzustellen, wer vom Ergebnis des Projekts betroffen ist oder ein Interesse am Erreichen des Projektziels hat. Diese Personen müssen vor Projektstart über das Projekt und den Umfang informiert werden.
Der nächste Schritt ist die Umsetzung der festgelegten Aufgaben, die eigentliche Projektarbeit. Projektergebnisse werden dokumentiert, sofern erforderlich, Berichte über den Fortschritt erstellt und alle Tätigkeiten von der Projektleitung gesteuert und überwacht.
Im Idealfall sind innerhalb des festgelegten Zeitrahmens alle Aufgaben abgeschlossen und das Projektziel wurde erreicht. Damit kann das Projekt formal beendet werden und es empfiehlt sich, zumindest im groben Rahmen gemachte Erfahrungen festzuhalten, da sie für künftige ähnliche Tätigkeiten nützlich sein können.
Was passiert, wenn ich kein Projektmanagement einsetze?
Die Erfahrung zeigt, dass keine klare Trennung von Projekt- und Tagesgeschäft immer zu Problemen führt. In erster Linie wird es der Einsatz des Personals sein, den hier konkurrieren die beiden Bereiche. Eine klare Planung, die die Zuweisung des Personals nach Inhalt und Terminen aufzeigt, sorgt hier für Klarheit.
Der Verzicht auf die Nutzung von PM wird dann zu Schwierigkeiten führen, wenn Aufgaben oder Inhalte nicht im gewünschten Umfang oder innerhalb der festgelegten Zeit abgeschlossen werden. Aufgaben, bzw. deren Ergebnisse sind i.d.R. voneinander anhängig, d.h. dass Folgeaufgaben erst beginnen können, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Herrscht hier keine Klarheit, dass Inhalt und Umfang festgelegt und jederzeit kontrollierbar sind, kann mit auftretenden Problemen nicht zielgerichtet umgegangen werden.
Der Einsatz eines Projektmanagements zeigt die Abhängigkeiten auf, steuert die Aufgabenbearbeitung und den Einsatz der Ressourcen und unterstützt wesentlich die Einhaltung der Termine und das Erreichendes Projektziels.
Es geht auch ohne, aber mit ist es einfacher und strukturierter.
Ich habe keine Zeit, um mich um die Einführung von Projektmanagement in meinem Unternehmen zu kümmern.
Dann haben Sie auch keine Zeit, um sich mit unvorhergesehenen Problemen auseinanderzusetzen, bzw. sie zu lösen. Der Einsatz eines Projektmanagement soll eben sicherstellen, dass Sie Zeit für die Bearbeitung aller Aufgaben haben, im Tagesgeschäft und im Projektgeschäft. In Projekten werden in der Terminplanung immer Puffer eingebaut, um Unvorhergesehenes abfangen zu können. Mit der Nutzung des Projektmanagements haben Sie dann auch (bei entsprechender Planung) diese Puffer und haben so zumindest hier, die Möglichkeit mit Zeitproblemen umzugehen.
Das Projektmanagement soll Sie unterstützen, dass Sie sich auch noch mit genügend Zeit um andere Dinge außerhalb des Projekts kümmern können.
Mein Betrieb ist zu klein für Projektmanagement.
Ein Projekt ist unabhängig von der Größe des Unternehmens. Ein Projekt kann auch nur von einem Mitarbeiter bearbeitet werden. Projektmanagement bedeutet nur, dass eine definierte Aufgabenbearbeitung mit festlegten Ziel zu einem bestimmten Zeitpunkt in seinem Ablauf gesteuert und überwacht werden soll.
Somit kann Projektmanagement in jedem Betrieb genutzt werden und ist sinnvoll und unterstützend bei der Arbeit.
Projektmanagement lohnt sich bei mir nicht.
Der Einsatz von Projektmanagement bedeutet nicht, dass Sie ein eigenes Projektbüro mit viel Personal und spezieller Software oder anderen Arbeitsmitteln benötigen. Hier geht es nur um die Sicherstellung des Erreichens des Projektziels. Ob das ganz einfach mit Papier und Stift oder mit PC und spezieller Software durchgeführt wird, ist nachrangig.
Egal ob Sie z.B. die Einrichtung eines Betriebsteils mit Möbeln oder Arbeitsgeräten planen oder ein mehrjähriges Bauprojekt: Projektmanagement lohnt sich immer. Sie haben alle Beteiligten, Abhängigkeiten und Termine im Blick und wissen jederzeit, wo Sie stehen und ob es ggf. Abweichungen gibt. Somit sind Sie frühzeitig in der Lage, wenn es notwendig ist, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Hört sich gut an, aber die Einführung würde das Tagesgeschäft behindern.
Eher das Gegenteil ist der Fall. Mit der Einführung eines Projektmanagements sind Sie in der Lage Tagesgeschäft und Projektgeschäft klar zu trennen und Projekte als solche mit ihren speziellen Anforderungen durchzuführen.
Gibt es keine klare Trennung, besteht eher das Risiko, dass das Tagesgeschäft behindert wird, da nicht klar ist wo die Prioritäten sind und was unter welchen Voraussetzungen Vorrang hat.
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